ما هي كيفية كتابة تقرير بطريقة صحيحة ؟

كتابة تقرير

كيفية كتابة تقرير
كيفية كتابة تقرير

تمثل كيفية كتابة تقرير أحد أهم المهارات الوظيفية والأكاديمية التي لا يُستغنى عنها أبدًا، في جميع الوظائف تقريبًا، وكذلك جميع مراحل ومجالات الدراسة تتطلب احتراف كتابة تقرير لعرض مجموعة من المعلومات والبيانات لتحصيل الفوائد واتخاذ القرارات، ومن هنا يتدرب الموظفون والطلاب على طريقة كتابة تقرير كجزء أساسي من مهامهم الدراسية أو الوظيفية.

ويزيد من أهمية أمر كيف اكتب تقرير وصعوبته أنه لا يوجد شكل واحد أو طريقة واحدة لكل التقارير، بل إن المكان الواحد، وقد تكون المهمة الواحدة تحتاج إلى كتابة نوع معين من التقارير مختلف في الشكل والمضمون والطول عن أنواع وأشكال أخرى، ومن ثَم كيفية كتابة التقرير هنا متشعبة ومتنوعة.

من ههنا تتفرع أسئلة محورية في هذه المهمة الوظيفية والتعليمية الأساسية، بدءً من ما هي كتابة التقرير وكيف ولماذا… هذا المقال يشرح كل هذا.

منهجية كتابة تقرير

لابد لنا أولًا قبل التعرف على آليات كتابة تقرير التعرف على ماهية التقارير، وما ترمي إليه، فقد جاء في تعريف التقرير أنه مستند ليس بالطويل الممل ولا بالقصير المخل، بل هو نوع من الكتابات الجادة التي تتسم بالاختصار الموزون والمباشرة الصريحة، يستهدف وصف مشكلة أو تحليل موقف أو إثبات واقع، ولا تكتمل جودة نموذج كتابة تقرير عمل إلا من خلال تقديمه لمجموعة من التوصيات والاقتراحات ذات الأثر والصلة في اتخاذ القرارات المستقبلية حول طبيعة الموقف أو المشكلة التي يستعرضها التقرير، ومن هنا يجب أن تتسم كتابة تقرير بإثبات الحقائق وليس الرغبات أو الأفكار الشخصية، الوضوح والمباشرة، التنظيم، الإسهاب في محاور المشكلة أو الموقف والتخلي عن الفرعيات والحشو الزائد.

أنواع التقارير

قد يتصور البعض أنه من البساطة الحديث عن كتابة تقرير قصير أو نموذج كتابة تقرير جامعي أو كيفية كتابة تقرير مدرسي أو كيفية كتابة تقرير اداري أو كيفية كتابة تقرير جامعي على أساس أن هذه هي أنواع التقارير وكفي.

ولكن في الحقيقية تتعدد وتنوع أنواع وأنماط وكيفيات كتابة التقارير إلى أبعد من ذلك، بل إن أشكال عرض التقارير نفسها متنوعة، أبرزها مثلًا الشكلين الشائعين المتمثلين في التقارير الخطية الورقية، وكذلك كتابة التقارير pdf

وقد ساهم في هذا التنوع عدم وجود تصنيف أو شكل أو آلية أو نموذج موحد في كيفية عمل تقرير في كل العالم، بل تصنف التقارير إلى عدد كبير من الفئات بحسب المستهدف منها، وبحسب الطريقة التي ستناقش بها.

طريقة كتابة التقارير

بناءً على هذا التنوع التصنيف تختلف عناصر كتابة التقرير وكذلك كيفية كتابة التقارير مع طريقة عمل تقرير بحسب الفئة الخاصة به، وأبرز تلك الفئات:

أولًا: تقارير رسمية وتقارير غير رسمية:

وهذه تتنوع إلى تقارير رسمية وتقارير غير الرسمية، حيث تكون التقارير الرسمية على قدر عالي من التنظيم والترتيب شكلًا، وعلى قدر عالي من الحيادية والالتزام بالحقائق والوقائع من حيث المضمون، علاوةً على أنها لابد وأن تشتمل على أدق التفاصيل الخاصة بموضوع التقرير، وفي أحيان كثيرة تكون عناصر نموذج كتابة التقرير ثابتة ومُلزمة لمن يكتب، حتى من حيث طريقة كتابة التقرير في اللغة العربية حيث قد يكون من المُلزم على كاتب التقرير التخلي عن استخدام ضمائر المتكلم.

بينما خطوات كتابة التقرير غير الرسمي فهي أقل حدة وأكثر بساطة، لأنها هنا تكون بمثابة رسائل اعتيادية موجهة تتسم بقصر الطول وعدم الإسهاب، وتستهدف إيصال المعلومة فقط.

ثانيًا: تقارير مفصلة طويلة وتقارير مقتضبة قصيرة:

لا يرتبط هذا التصنيف بمكان تقديم وعرض التقرير، بل هو يهتم بكمية المعلومات والبيانات التي يعرضها، ومدى الإسهاب في وصفها وشرحها، لذلك أن الفئة المهتمة بالطول والقصر موجودة في كيفية كتابة التقارير اليومية وفي نموذج كتابة التقارير الادارية والجامعية.

والقياس هنا على حجم ما يناقشه التقرير من بيانات ومعلومات، فلا شك أن كتابة تقرير من صفحة واحدة مختلف تمامًا عن حجم المعلومات والبيانات التي فيه عن تقرير من عشرين صفحة.

وجدير القول أنه كلما كان التقرير رسميًا كلما زاد طوله وتعددت صفحاته، لأن الموضوع هنا يخص جهة رسمية، وستنبثق عنه قرارات مصيرية.

ثالثًا: تقارير إعلامية وتقارير تحليلية:

من ضمن أسس كتابة التقرير الجيد الوقوف على فئته المرتبطة بنوعيته من حيث ما يترتب عليه، حيث إن التقارير الإعلامية هي تقارير خبرية بإمتياز، تستهدف إعلام أو إخبار آخرين بمجموعة معينة من المعلومات والبيانات بدون أدنى حاجة للتأسيس عليها، وأبرز ما يندرج تحت هذه الفئة التقارير المالية السنوية التي تعرض بالضرورة مجموعة من البيانات والمعلومات المالية للهيئة والمؤسسة على مدار العام، وهو ما يتطلب إسهابًا في وصفها وعرضها، وعدم إغفال معلومات منها مهما كانت بسيطة، بل العرض هنا للعام بأكمله بكل ما فيه من شئون مالية.

في المقابل نجد نموذج كتابة تقرير اداري تحليلي، وهو مع تشابه من حيث الطول مع التقارير الإعلامية، إلا أنه مختص بموقف ما أو مشكلة معينة محددة، فيقوم بعرضها، وهو الجزء الإعلامي في التقرير، ثم يُناقشها مناقشة تحليلية تبرز كافة المعالم والجوانب والأبعاد الخاصة بها، وأخيرًا يطرح حلول ومعالجات لها، ومن ثَم الأمر هنا أبعد ما يكون عن مجرد إخبار مجموعة أفراد بعدد من المعلومات.

رابعًا: تقارير الحل:

حين أقررنا بأن كتابة تقرير واحدة من المهارات الوظيفية والتعليمية التي لابد وأن يكتسبها المتعلمون لتعزيز مكانتهم التعليمية أو الوظيفية لم يكن هذا من فراغ، بل لأن كيفية كتابة التقارير الادارية تفرض الإلمام بكافة الأنواع لإخراج منتج جيد، وأبرز الأدلة على ذلك تقارير الحلول أو المقترحات، وهو نوع التقرير الذي يستهدف وضع حلول عملية لمشكلة ما، ونجد هنا أن المطلوب حل المشكلة وليس عرضها، أو لنقل قد يكون تقرير المقترحات عارضًا للمشكلة ثم واضعًا للحلول، ولكن العرض هنا بالضرورة ليس مطولًا كما الحال مع التقارير الاعلامية والتحليلية، لذلك يمكن القول بأن تقارير المقترحات ضمن التقارير التابعة التي تُطلب عقب نوعية أخرى من التقارير.

ولابد أن تشتمل طريقة كتابة تقرير اداري للحلول والمقترحات على تقديم وافي لكل مقترح وكل حل وكل توصية، لماذا هذا الحل، وكيف يُنفذ، وما أثره، وليس سردًا لحلول ومقترحات سيصعب في النهاية تنفيذها على أرض الواقع، ولذلك هذه التقارير تُسند للمتخصصين التنفيذيين بشكل أكبر.

أقرأ أيضًا موضوع عن : تخصص إدارة الأعمال

خامسًا: تقارير رأسية وتقارير جانبية:

تخيل أن حركة التقرير داخل المؤسسة تتدخل في نوعه، لتكن إجابة سؤال كيف يتم كتابة تقرير مرتبطة بسؤال لمن هذا التقرير، نظرًا لأن التقارير الموجه من صغار الموظفين إلى قيادات وإدارات المؤسسة تندرج تحت تصنيف التقارير الرأسية وهي لها طريقة مخصصة في كتابة تقرير  

بينما التقارير التي تقدم من موظفي قسم ما إلى موظفي قسم آخر على نفس المستوى أو الدرجة الوظيفية فتندرج تحت تصنيف التقارير الجانبية، وهي مختلفة تمامًا في الشكل والمضمون والطريقة.

سادسًا: تقارير داخلية و تقارير خارجية:

كذلك الحال مع التقارير التي يتناقلها موظفي المؤسسة داخليًا ولن تخرج منها، حيث في الغالب ما يُقر نموذج تقرير إداري مكتوب تتم تعبئته، وهو ما يختلف عن التقارير الخارجية التي يتخاطب بها المؤسسة جهات خارجية أخرى حكومية أو غير حكومية.

سابعًا: تقارير دورية:

حيث تعتمد صيغة كتابة تقرير بشكل محدد، بل وتعتمد مواعيد منتظمة لإصدارها، ومن ثَم تتمتع بالمباشرة وعدم التطويل أو الإسهاب في فرعيات لا تخدم ما يرمي إليه التقرير، وحقيقة هذا الصنف من التقارير غالبًا ما يكون راسي من مديري الأقسام إلى مجلس الإدارة للمتابعة وتقييم الأداء.

ثامنًا: تقارير وظيفية:

وهي فئة أو طريقة كتابة التقارير الادارية التي تأخذ الشكل الدوري في أحيان كثيرة، لأنها أكثر تخصصية واختصار، منها مثلًا تقارير الماليات والمديونيات وتقارير التسويق والمبيعات وتقارير كفاءة وتقييم العاملين، بمعنى أنها تقارير للتنويه عن موضوعات محددة.

كيفية انجاز تقرير

من خلال التعرف على صنف ونوع التقرير تتضح خطوات كتابة التقرير وما تضمنه من معلومات وبيانات، لنجد أن الرد على السائل كيف يمكن كتابة تقرير تأتي في إلزامه بتحديد أولويات، مراحل كتابة التقرير، أساسيات كتابة التقرير التالية:

– مرجعية التقرير من حيث الأشخاص ومن حيث الشروط.

– إجراءات كتابة تقرير التنفيذية والتعبيرية الصريحة.

– جمع المعلومات والبيانات وبلورتها في صيغ تعبيرية واضحة.

– تخطيط هيكل عام من حيث الشكل للتقرير، أو الاعتماد على نموذج ثابت يوضح

كيفية كتابة تقرير
كيفية كتابة تقرير

ما هي عناصر كتابة التقرير

  1. تخطيط مسودة أولية تهتم بعرض ثم تحليل المشكلة التي تتم مناقشتها بناءً على المعلومات والبيانات التي تم تجميعها.
  2. صياغة الخاتمة.
  3. صياغة المقترحات والتوصيات.
  4. صياغة ملخص تنفيذي.
  5. فهرسة محتويات التقرير.
  6. وضع قائمة المراجع التي تمت الاستعانة بها.
  7. مراجعة المخطوطة وضبطها وتدقيقها.

وفق خطوات كتابة تقرير المذكورة هذه، ستتضح لنا الفوارق الكبيرة بين كيفية كتابة تقرير اخباري ، مهارة كتابة تقرير عن شريط سينمائي ، كتابة تقرير عن كتاب قرأته واعجبني ، كيفية كتابة تقرير البحث العلمي pdf ، كيفية كتابة التقرير العلمي pdf ، كيفية كتابة تقرير عن زيارة معرض ، طريقة كتابة تقرير التدريب ، كيفية كتابة تقرير طبي ، كيفية كتابة التقارير الادارية pdf، كتابة التقارير الادارية pdf، كيفية كتابة تقرير علمي ، كيفية كتابة تقرير عن حالة طفل ، كيفية كتابة تقرير بالانجليزي ، كتابة التقارير الفنية ppt ، طريقة كتابة تقرير عن رسالة ماجستير ، كتابة تقرير عن كتاب قرأته ، كيفية كتابة تقرير عن رسالة دكتوراه ، كتابة تقرير اخباري ، كتابة تقرير عن المدرسة ، كيفية كتابة تقرير عن شخصية ، كتابة تقرير ثاني متوسط ، طريقة كتابة تقرير طبي ، كتابة تقرير مدرسي ، كتابة التقارير الفنية ، كيفية كتابة تقرير اداري pdf ، كيفية كتابة تقرير اخباري للشرطة ، طريقة كتابة تقرير علمي ، تقرير عن كتاب مرشدي في اللغة العربية للسنة الثانية اعدادي ، كتابة تقرير لغتي الخالدة ثاني متوسط ، صيغة كتابة تقرير طبي ، كتابة تقرير بحثي ، طريقة كتابة خاتمة بحث ، طريقة كتابة تقرير اداري ، ذلك لأن لكل نوع من هذه التقارير وغيرها الخطوات الخاصة بها جدًا.

خطوات اعداد التقرير

لمزيد من الفهم لما قيل عن خطوات ازاى اكتب تقرير نحتاج إلى بعض التفصيل في كل خطوة من الخطوات السابقة الذكر، وذلك كما يلي:

        تحديد المرجعية:

وتعني قبل موضوع كتابة تقرير لابد من الاطلاع على إرشادات الكتابة أو دليل كتابة التقارير الذي تعتمد عليه المؤسسة وتدريب الموظفين عليها، وهي التي تتلخص فيما يختص به التقرير، وما يستهدفه هذا التقرير، ولماذا كتابة تقرير ومتى وما هي المعلومات المطلوبة منه ولمن يتسلم.

        إجراءات كتابة التقارير ppt

وهي المرحلة التنفيذية التي من خلالها يتم التدريب على كتابة تقرير حول حدث أو شريط او ظاهرة من حيث نوعية المعلومات الضرورية للكتابة وما قد تستلزمه من قراءات في مصادر متعددة أو مقالات أو مستندات أخرى، وقد يتطلب جمع المعلومات التواصل المباشر أو غير المباشر مع جهات داخلية أو خارجية عبر المقابلات أو المراقبة أو…. في سبيل البحث عن المعلومات اللازمة للتقرير.

        تخطيط هيكل التقرير:

حيث إن الشكل التنظيمي أحد شروط كتابة التقرير الجيد، وهو مرتبط ارتباطًا كليًا بنوعه وهدفه، ومن ثَم سيختلف هذا الهيكل بين التقارير العلمية والمخبرية والوظيفية، وكذلك من حيث نموذج كتابة تقرير زيارة ميدانية أو كيفية عمل تقرير جامعي أو كيفية كتابة تقرير ربع سنوي …. إلخ، وهو ما سيختلف أيضًا من حيث درجة الرسمية.

ويؤثر في اختيار هذا الهيكل المرتكز على كيفية تحرير تقرير اداري طول التقرير، حيث يتعدد إلى صفحة العنوان، وصفحة للملخّص التنفيذي، وصفحة فهرس المحتويات، ثم المقدمة، في الشروط المرجعية، ثم عرض المشكلة، ثم تحليل المشكلة المطروحة بالتقرير، ثم عرض النتائج والحلول والتوصيات، فالخاتمة والتوصيات، ثم صفحات المراجع والمصادر والملاحق.

ربما يفيدك مقال : كيفية كتابة خطاب توصية للحصول على منحة دراسية

        تخطيط المسودة الأولية:

حيث يتم بلورة كل ما سبق صياغةً بأسلوب منهجي وتعبيري جذاب، لكي لا يخرج التقرير عن سياقه الرامي إليه، مع التدقيق في تماشي الصياغة مع هيكل التقرير، والفئة التي يتبعها، خصوصًا من حيث الرسمية وعدم الرسمية، وخصوصًا من حيث الجهة المنوط بها استلام هذا التقرير، لتأتي مراحل متتالية من التدقيق والحذف والتعديل والاختصار وإعادة الصياغة، بهدف إخراج المنتج في أعلى درجات الجودة والالتزام بالمعايير الفنية والمهنية لآليات كتابة تقرير خصوصًا بالنسبة للتقارير المفصلة التي تسعى إلى وصف المشكلة وتحليلها ثم وضع التوصيات والحلول لها، حيث إنها تأخذ حيزًا أكبر من دقة الصياغة والتدقيق اللغوي عن تقارير المقترحات والتوصيات فقط التي تدخل في الموضوع مباشرة.

وتجدر الإشارة إلى أن مراحل صياغة الخاتمة وصياغة المقترحات والتوصيات وصياغة ملخص تنفيذي ووضع فهرس المحتويات ووضع قوائم المراجع والمصادر، كل هذه المراحل ذات أولوية وأهمية في كتابة تقرير محترف يراعي الشروط والأحكام، بمعنى أنها لا تعد تحصيل حاصل، ولا زيادة عددية في كمية أوراق التقرير، بل تقع ضمن خطوات كتابة التقرير الإداري وضمن الفن الكتابي كتابة تقرير وضمن عناصر كتابة التقرير في اللغة العربية لأنها تمثل مرجعية تؤكد على كل معلومة وكل مصطلح تم وروده بالتقرير، كما أنها تمثل تعبير واقعي عن احترافية كتابة تقرير علمي ومدى الإلتزام بمعايير كتابة تقارير إدارية و فنيات كتابة تقرير عن العمل وأيضًا مهارات كتابة التقارير pdf ودقة خطوات عمل تقرير التي لم ينحرف عنها كاتب التقرير، وهو ما يعزز مكانة كيفية كتابة تقرير في التعبير الوظيفي وما سينتج عنه من قرارات وأطروحات لها أن تؤثر على مسار العمل مستقبلًا.

من ههنا لم يكن مستغربًا انتهاج كيفية كتابة تقرير في اللغة العربية وسائل وآليات واضحة في عرض مراجع ومصادر كتابة تقرير مع التقرير أو في ملحقات خاصة، لأنها الدليل الأول على مصداقية كل كلمة جاءت في التقرير، وهي التي تثبت أن القرارات الناجمة عن هذا التقرير في محلها و مرتكزة على أسس علمية ومعلوماتية متينة وذات صلة بمجال التقرير، وعليه لا تتردد الجهات الإدارية أو المستويات الوظيفية العليا في تغيير الطريقة الإدارية المتبعة.